おはようございます。
個人でネット物販をしていると日々複数のお問い合わせメールを頂きます。商品の製作もあるので、メール対応にかける時間は限られています。そんな中で、どういう順番で返信していけば良いのではないでしょうか?
未読メールをどのような順番で処理するか?
最終的にはすべてのメールに返信するわけですが、返信する順番は悩みどころです。僕は、受信したメールをざっと見て、以下のような順番で返信しています。
- 重要度の高いメール
- 簡単に返信できそうなメール
- 新しいメール
説明します。
1、重要度の高いメール
重要度の高いメールとは、ズバリ美味しい案件です。儲かる、売上が上がる、という案件は当然ながら優先します。
このように書くと「金儲け主義じゃね」と思うかもしれませんが、その通りですw
※ 最終的にはすべてのメールに返信するので「儲かる仕事だけ」ということはありません。
2、簡単に返信できそうなメール
【Mail】物販職人が教えるメールの流儀でも書きましたが、ややこしい問い合わせメールは後回しします。その様なメールは、対応にどれだけ時間がかかるかわかりません。そのために、他のメールに返信できなくなるかもしれません。
なので、簡単に返信できそうなメールをササッと仕上げて数を稼ぐといったイメージです。
3、新しいメール
普通は、古いメール(先に頂いた問い合わせ)から順番に返信するべきだと考えるでしょう。でもそれでは、「このサイトは返信が早い!」という評価を得る確率が下がります。
たとえば、AさんBさんCさん計3件のお問い合わせメールを頂いているとします。Aさんが最も先に頂いたメールでCさんが最後に頂いたメールです。
A→B→Cの順で返信するのが常識ですが、返信にかかった時間は3人とも同じです。したがって、返信速度についての評価も同じでしょう。
これを…
C→B→Aの順で返信したらどうでしょう?
Cさん、「めっちゃ返信早いやん!」てなります。
Bさん、「おっ、結構返信早いやん」てなります。
Aさん、「普通だなぁ」てなります。
CさんとBさんには概ね高評価を頂きました!
Aさんはごめんなさい。でも、今日中には返事しましたから。
この様に返信速度についての高評価をいただけば、決定率が上がります。
