おはようございます。
お客さんからのメールをみていると、
仕事のできる人のメールは的を射ていて簡潔です。
物販において、お客さん側もお店側もメールの書き方は非常に重要なので、要点をまとめます。
物販職人が教えるメールの流儀
世の中には、様々な教科書的なビジネスメールの書き方はあろうかと思います。それは分かった上で、僕的なメールの流儀を説明します。
これで10年以上物販をやっていて問題ないですが、ちょっと特殊かもしれないので参考にしないでください。
１、挨拶は最初だけでいい
毎回「〇〇会社 〇〇様」と冒頭につける必要はありません。最初だけちゃんとご挨拶すれば、あとは案件のやりとりなので問い合わせ内容を引用してそれに答えるのが手っ取り早いです。
※ ちなみに「お世話になります」は万能の挨拶文。一応、礼儀を示す。
２、全文引用しない
必要な部分だけ引用しましょう。過去の履歴を全部引用してもほとんど読みません。履歴なんてGメールのスレッドに残っているので。
全文引用している人は、スレッド機能をしらないか削除するのが面倒くさいかです。
それと、不要な引用部分も極力削除しましょう。
３、スレッドで返信せよ
時々、前回の納品メールに返信してくるお客さんがいますが、たいていのメールアプリはスレッド機能があって、案件ごとにスレッドで管理しています。
スレッドで返信するには新しい件名にして送信します。
４、署名は毎回つけよう
誰からのメールか、あなたの情報をいつでも見れるように必ずメールごとに署名をつけましょう。テンプレートで簡単に挿入できます。
- 住所（所在地）
- 社名・屋号（と部署）
- 担当者名（あなた）フルネームで
- メールアドレス
- 電話番号（できれば携帯）
- ホームページのURL
最低でもこれぐらいは入れておきましょう。
関係ないファイル添付をしない
多いほうが詳しく分かるだろうと思う気持ちはよくわかります。しかし、それがかえって事態を複雑にする場合があります。
あなたが購買担当で業者に何かの製作を依頼する場合、ファイルの添付は「ドンピシャこれを作って！」というものだけを添付しましょう。業者にすれば関係ないファイルがあると「この内のどれを作ったら良いのですか？」となってしまって無駄なメールのやり取りに時間を食います。
送る前に読み返そう
これは自分への戒めも込めて。
- 宛先
- 誤字脱字
- 見積り金額
- 商品仕様
- 添付ファイル
などチェック項目はありますね。慌てると誤爆の可能性が出てきます。特に宛先は重要です。
まとめ
簡潔で分かりやすいお問い合わせメールをいただくと、返事も早くなるしその後のやり取りもスムーズです。
逆に難解な内容のメールだと、「ややこしいのが来たな」「あとでよく考えて返事しよう」となって返信が遅くなります。
実際はどうかというと、僕の仕事は80％はメールの謎解きですｗ
日本人にメールリテラシーはほとんどありません。とまで言うと言い過ぎですが。。。m(_ _)m
