【業務フロー】if thenプランニング「もし、何々ならこうする」で毎日を過ごす

if thenプランニング「もし、何々ならこうする」で毎日を過ごす

おはようございます。斉藤和義は歌います。「嘘でごまかして過ごしてしまえばたのみもしないのに同じような朝が来る♪」って。僕の日々は「嘘でごまかして」いるわけではありませんが、毎日「同じような朝」が来ます。僕の一日は以下の通りです。

これは、「if thenプランニング」という手法を用いたものです。やり抜く人の9つの習慣コロンビア大学の成功の科学 (コロンビア大学モチベーション心理学シリーズ)に詳しく書いてますので、興味のある方はお読みください。

if thenプランニングとは、「もしも〜したら、〜する」という条件型の計画のことです。われわれは、無意識のうちに条件型の計画を立て、それに従って行動しています。つまり、「もしも、朝起きたら、歯を磨く」という条件型の計画によって行動しているといえます。

実際の業務フローを紹介します

１，ブログを書く

これは最近の習慣ですが、朝ごはんを食べたらパソコンを開いてブログを書きます。その日の体調で多少前後しますが、だいたい７時〜８時には書き終えます。継続期間は、今日で52日目です。継続できている理由は、「今日のチェックリストを書こう」と思ってパソコンに向かうからです。チェックリストとは、今日やることをリストにまとめたものです。

パソコンを開きブログに新規投稿を追加し、テンプレートを挿入すると、チェックリストだけでなく何か書こうと思うわけです。そこでフォーラムに書き溜めたアイデアをみて「このテーマで書くか」となって書き始めます。

２，お客さんから見積もり依頼が来る

多少端折りますが、職場に来てパソコンを開くとお客さんから問い合わせのメールが来ています。すべて見積り依頼です。一応、さっと目を通して緊急性のあるものはないか確認します。メールはGmailを使っていますので、自動的に「見積り依頼」「早急に」というラベルがついていますので、既読にしても問題ありません。

３，見積りとデザイン案をイラレで作る

チェックリストで「メール対応」とした時間になったら、見積り依頼に対応します。切文字物販の場合すべてオーダーメイドなので、個々にデザイン案を作成し見積りメールに添付して送信します。デザイン案を作成するのは、見積りの内容を明示的にします。見積り金額＝このデザイン案の場合、ということを明確に伝えるためです。※ ネット物販において曖昧さは命取りになります。

４，Gmailで見積もりを送る

ファーストコンタクトに対してはGmailを活用します。僕はカンタンPro という業務管理システムを使っていますが、それは決定した案件のみ入力するものです。だいたい見積り依頼の決定率は50％前後です。半分は「ボツ」になります。

５，お客さんからお金が振り込まれる

ジャパンネット銀行（ペイペイ銀行に名称が変わる予定）では、入金があるとメール通知が来ます。振り込みを確認したら、とりあえずお礼のメールを送ります。これもGmailのテンプレート機能をりようしています。お客さんはお金を振り込んだ後「ちゃんと受注されたかな？」と不安になりますので、受注した旨をすぐに連絡することが安心につながります。

６，カンタンProに入力する

この後、カンタンPro に入力します。カンタンProを使うのは、Gmailでは受注案件の管理が面倒だからです。受注案件は、受注承諾メール、作成スケジュール、納品書の発行、請求書発行（掛売りの場合）など、業務フローを明確にして受注から出荷までの流れを分かりやすくする必要があります。カンタンProは、受注漏れをなくし、今何をすべきかをリスト化し、お客さんとのやり取りを簡単にします。

７，受注承諾メールを送る

カンタンProで受注承諾メールを送ります。そうすると自動的にその案件は「作成中」になります。正式に受注されたことをお客さんに通知すると同時に当店側でも作業工程に組み込まれるわけです。こうすることで、受注忘れなどの事故をなくします。

８，Googleカレンダーに予定を入れる

カンタンProの受注書で「表題」をコピーしGoogleカレンダーに制作する日の予定を書き込みます。日々の製作は、このGoogleカレンダーをみながら進めます。Googleカレンダーには、タスクも書き込めるので指定納期がある場合は「出荷：〇〇」というように出荷日にタスクを登録します。こうすることで、納期を管理できます。